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主持商务会议的技巧

来源:卡耐基演讲口才训练教育中心 商务演讲与沟通


     商务会议是企业或公司管理工作的重要内容,开好每一个会议关系到企业或公司的生产和经营。一次出色的商务会议,除了主办者的组织策划、准备工作做的完善外,与主持人的出色主持也有很大关系。做一个出色的商务会议主持人,必须要掌握以下几点主持技巧:

1、商务演讲主持人的主持方式。

     主持人在会议上开始讲话时,是否受到与会者欢迎,第一步将取决于与会者的初步印象。这个印象取决于很多因素,如:主持人是否做好充分准备;眼睛是否闪亮而活泼;声音是否悦耳动听;脸部表情是否生动;对周围的反应是否机智灵活;是否能用简明扼要的话陈述自己的观点。下列秘诀有助于主持人建立一个受人欢迎的形象:

⑴ 主持人要果断而自信。

     在会议开始前,主持人可以先用几秒钟的时间面带微笑地审视一下会场人员,表情友好真诚,这样做可以起到两个作用:

     一是让会场人员感觉到主持人对他们的尊重。

     当主持人望着会场人员时,台下的无数双眼睛也会同时聚集到主持人身上,他们也都在观察着主持人。在即将开始演讲的一刹那,与会者将会对主持人的精神、热情、知识、学识、声音、目光接触以及身体语言等各方面做出评价,最后形成对主持人的初步印象。

     第二是可以给自己留一点空间。在扫视会场时,可以让自己在瞬间中调节情绪,更好地发挥自己的主持才能。

⑵ 准时宣布会议开始。

     会议是否准时开会,是会场人员最为关注的问题,很多主持人不能准时开会,令与会者不满。有的主持人认为推迟会议,责任不在自己,他们的理由是,“责任不在我,因为还有人没准备好,要等他们。”这种自我开脱并不是理由。要真的面临这种情况时,比如,临时出现了某人的演讲稿需要改或是演讲的人迟到了等等问题时,主持人可以向与会者微笑数秒钟,表示自己和他们一样,也在期待着早点把信息传递给他们。如果能由主持人来指出演说后会有答疑时间,可以利用开会前的这段时间声明,请与会者在那时提问。

⑶ 开场出奇制胜。

     会议气氛是否轻松愉快,决定于主持人的开场白,在会议开始的时候,为了更好的同与会者拉近距离,主持人可以先介绍一下自己,也可以让与会者互相介绍认识。有时,为了缓和会议的严肃气氛,让与会者轻松一下,最好能有个简洁、贴切而幽默的开场白。

     ①如果眼前的会议与以前的会议内容有关,主持人可以简要地概述一下上次会议的结论。

     ②明确地说明本次会议所讨论的主题或要解决的问题。

     ③在指出此次会议的目的时,应该声明已安排了紧凑的会议事项。

⑷ 集中精力解决问题,提出下工作计划。

     当主持人告诉与会者应该采取什么措施时,应使用合理的方法,启发他们解决问题的思路和方法。也可以在提出解决问题的办法后向与会者做出解释,提供一些解决问题的思路。

⑸ 注意主持会议的语速。

     语速影响表达效果。主持人在主持会议时,要不时地变换说话的速度,保持适度的停顿。因为一个人无论准备多么充分,都会有想不起自己所要强调的重点,或者一时想不起所要说的问题。这种情况下,主持人就可以停顿片刻,整理思绪,认真回忆。主持人不要忘了让自己的讲话充满乐观情绪,并且详细地阐述自己的观点或计划。

⑹ 让与会者具有参与意识。

     在会议准备工作时,为了使自己的会议主持更成功,不妨让与会者多说自己的观点,增强他们的参与意识。一次成功的主持意味着让与会者也能参与到所讨论的问题中来。主持人要明白,与听众沟通得越少,自己得到的支持也就越少,对与会者的了解就越少,取得成功的几率也就越小。

2、如何主持和引导会议。

     主持会议,有一个很重要的内容,就是要让与会者知道在解决问题或困难时欢迎他们提出任何意见。让与会者了解情况共同商量解决问题的办法。因此,可以在主持的话语中多次使用下列短语,以此来鼓励与会者的参与意识。如“经过我们的共同体验”、“分担我们共同的忧虑”、“为了我们的共同利益”等。

     成功者总是善于采纳更多人的建议,倾听别人不同的意见。出色的商务会议主持也一样,会议主持过程中多听取他人的意见,就会有料想不到的结果。当然,有人也会提出相反的甚至与会议内容毫不相干的观点,或者利用发言的机会进行滔滔不绝的长谈,遇有此等情况时,主持人要用未完的话来打断,使会议按既定的方向进行。具体方法是:

⑴ 正确看待别人的反对意见。

     当有人提出反对意见时,主持人应当首先感激对方敢于提出反对意见,然后摆出事实道理来证明自己的观点。主持人一定要注意自己的态度要端正,语气要和气,让提反对意见的与会者心服口服。

⑵ 对那些离题万里的意见要制止。

     遇到有人发表离题万里的意见时,主持人可以通过这样的方法来解决:微笑着用真诚的语调对那个人说:“ 你提的这个问题不错,等以后再谈吧,现在让我们回到刚才的问题上来。”或者说:“如果你有兴趣的话,等会后我们单独谈这个会议外的问题,……”这样的话更容易让对方接受。

⑶ 巧妙地打断长篇大论者的话头。

     会议是有时间规定的,因此,在会议上,主持人应该争分夺秒。会议的来宾人多口杂,尤其是一些爱出风头的人,喜欢在会议中侃侃而谈,他讲的话离题万里自己也感觉不到。这时,主持人应该及时打断他,抓住他话中与会议有关的话问另外一人。例如,可以这样说:“某某,你怎么看待这个问题?”或者考虑使用另一种更直接的方法,如:“我们的时间很紧张,先不讨论这些问题。”或者“我们还有其他的事有待于解决,这个问题先搁一搁。”当把这位滔滔不绝的发言者阻止时,主持人最好不要再给他发言的机会,他如果还想说时,主持人要敢于 “抢舌头”。

⑷ 善于引导别人。

     说服他人的能力也是进行良好的主持所应具备的基本条件。下面几条建议可能有助于主持人说服他人:

     第一,阐明你的目的和任务,不要给与会者“有时被隐瞒感觉”;

     第二,使与会者确信你的需要和兴趣同他们很相似;

     第三,使他们认识到某个问题或计划的重要性;

     第四,把好的心情传递给与会者,让他们有足够的理由坐在那儿参加自己主持的会议。

⑸ 不同意见要进行协调。

     当会议中出现不同的意见时,与会者中会出现极端的意见,并根据各自不同的意见而据理力争,并争持不下时,主持人应该要求与会者都安静下来,建议大家用求同存异的态度来重新看一看争论之处。

     如果与会者肯争论,显示他们已投入会议,只是个人的观点不同,导致结论有异而已。主持人必须善用与会者的投入感,引入客观的分析方法,来冲淡主观的争论气氛,不能让会议发展成“比嗓门”或“不人多势众”的会议。此时,主持人的协调技巧是:

     ① 首先自己要保持头脑清醒,不要介入争论之中。

     ② 主动要求与会者平静下来。

     ③ 立即引用分析的话题来分散与会者的精神,使各对立之人了解他们的不同意见也有相同之处,只是有些地方需要再谈而已,大家并非水火不相容。

     ④ 对于不听劝阻的,耐心地劝他们不要破坏了与会者之间的人际关系。

⑹ 防止议而不决。

     一个有效的会议必须有商议及议决两个关键部分,否则即无须召开会议。

     商议就是与会者围绕着议程互相发表议论,共同研究、分析及解决问题。然而,不少会议经常出现“议而不决”的现象,与会者在会议中谈了许多,到头来却未能达成一个决定或结论。换句话说,会议是进行了,但会议目的仍未达到。

主持人在这方面的角色事关重大。必须要千方百计引导与会者不能在未有决定或结论前便散会离开。耐心地告诉与会者,会议的目的是集合与会者众人的知识及智慧,来共同解决问题,或作出解决问题的建议。

     如果主持人不坚持要与会者尽量得出结论或决定,不少与会者往往不会抓紧时间去谈,而只会随波逐流地东拉西扯,会议看来气氛热闹,其实是不着边际。因此,主持人必须时刻警惕自己,“议而不决”的现象必定要消除。

3、在主持会议时要注意细节。

     有时候,主持人无论对自己所讲的话题做过多好的准备和演习,或者这一话题对自己来讲已经熟悉,但在主持前,一想到台下那么多的人,仍然会感到紧张。这时千万不要让压力控制自己的情绪,一旦让紧张情绪控制了自己,就会使自己根本无法发挥最佳水平,一些都白费了。

     当遇到这种情况时,主持人可自我放松,情绪一旦放松,思维就会走上正常的途径,主持就会得心应手。

4、注意会议的总结

     会议在达成决议后,主持人还要在散会前作出综合和总结,这才算是圆满地主持了一个会议。无总结,便是虎头蛇尾。

     在总结和综合中,主持人提纲挈领地将会议中提及的重点强调,让会议记录的同事核对一下资料,也同时提醒与会者不要忘记这些重点。对于会议的决定、建议及结论,清楚明确地再重申一遍。这样做,有三个目的:

     ⑴ 可以让纪录会议的同事更方便地核对资料。

     ⑵ 可以即时检查主持人和与会者之间有没有沟通障碍,彼此对事情的理解是否一致。若大家对结论有未尽同意之处,此时便要立即提出修正,以免错误地载入会议记录中,日后造成尴尬局面。

     ⑶ 主持人可以再作出总结时,重申一次分工的安排,令所有与会者都清楚知道各自要在会议后跟进什么事项,最好还列出时限和检查方法。

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